Nem toda empresa pode optar pelo Simples Nacional. Existem três grandes filtros que determinam se um negócio pode entrar (ou permanecer) no regime: o limite de faturamento anual, a natureza da atividade exercida e a ausência de impedimentos específicos previstos em lei.
O segundo filtro é a atividade exercida. A legislação lista atividades que podem optar pelo Simples Nacional e atividades que são expressamente impedidas, como algumas ligadas ao setor financeiro (bancos, factoring, entre outras), além de situações específicas de sociedades com sócios pessoa jurídica ou participação em outras empresas acima de determinados percentuais. Cada Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE) tem uma situação própria dentro das regras do Simples, por isso o mesmo CNAE pode ser permitido para um tipo de sociedade e vedado para outra configuração societária.
O terceiro filtro envolve impedimentos gerais, como ter sócio domiciliado no exterior, ser resultado de cisão de empresa nos últimos cinco anos com o objetivo de burlar o limite de faturamento, ou possuir débitos tributários sem exigibilidade suspensa junto à União, aos estados ou aos municípios. Esses detalhes tornam a análise de enquadramento uma tarefa técnica, que deve ser feita por um contador com acesso ao histórico completo da empresa.
A opção pelo Simples Nacional é feita em momentos específicos: para uma empresa nova, no ato da abertura do CNPJ, dentro de um prazo determinado; para uma empresa já existente que deseja migrar de outro regime, a opção costuma ocorrer em janeiro, respeitando o calendário divulgado anualmente pela Receita Federal. Perder esse prazo geralmente significa esperar até o início do ano seguinte para tentar novamente, o que pode representar meses de tributação em um regime menos vantajoso.
Uma armadilha comum é o empresário assumir que, por ter uma empresa pequena, automaticamente está e continuará no Simples Nacional sem qualquer verificação periódica. O enquadramento não é estático: mudanças no faturamento, na composição societária ou na atividade podem gerar exclusão do regime, às vezes sem que o empresário perceba imediatamente, o que gera cobranças retroativas e complicações.
Modelo — Checklist de enquadramento para revisar com o contador:
1) Nosso faturamento dos últimos 12 meses está dentro do limite vigente?
2) Nossa atividade principal e as secundárias estão liberadas para o Simples?
3) Existe algum sócio pessoa jurídica ou domiciliado no exterior?
4) Temos débitos tributários em aberto sem parcelamento?
Um detalhe que merece atenção redobrada é o prazo para solicitar a opção pelo Simples Nacional em empresas já existentes que estão em outro regime. Historicamente, esse pedido deve ser feito em janeiro, dentro do calendário divulgado anualmente pela Receita Federal, e produz efeitos retroativos a partir de 1º de janeiro daquele mesmo ano, desde que a empresa não tenha nenhum impedimento pendente de regularização até o último dia útil de janeiro. Perder essa janela, mesmo por poucos dias, normalmente significa aguardar o ano seguinte inteiro para tentar novamente, o que pode representar 12 meses adicionais em um regime tributário menos adequado ao porte da empresa.
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