Existem tarefas que realmente exigem que seja você: definir a direção estratégica do negócio, tomar decisões financeiras importantes, negociar parcerias grandes e cuidar da cultura da equipe e decidir sobre contratação e demissão de pessoas-chave. Essas são tarefas de dono, e delegar demais nelas costuma sair caro.
A maior parte das outras tarefas — atendimento repetitivo, produção padronizada, controle de estoque, postagem em redes sociais, resposta de mensagens simples, conferência de caixa — pode, com o tempo e o treinamento certo, ser feita por outra pessoa sem perda relevante de qualidade.
O erro comum é achar que “ninguém faz do jeito que eu faço” e por isso nunca delegar — na maioria das vezes, o problema não é a incapacidade da outra pessoa, é a falta de um processo claro ensinado a ela. Quando você mesmo nunca escreveu o passo a passo do que faz, fica difícil culpar a equipe por não acertar.
Outro erro é o oposto: delegar decisões de alto risco e alto impacto cedo demais, sem preparo, só para “se livrar” da tarefa. Isso costuma gerar prejuízo e depois faz o dono voltar atrás e assumir tudo de novo, ainda mais desconfiado do que antes. O caminho certo fica no meio: começar pelas tarefas de menor risco e ir avançando aos poucos.
- Pegue a lista de tarefas do capítulo anterior.
- Para cada item, pergunte: “se essa tarefa sair um pouco errada, qual o tamanho do prejuízo?”
- Classifique em baixo, médio ou alto risco.
- Tarefas de baixo risco: candidatas imediatas a delegação.
- Tarefas de médio risco: candidatas a delegação com acompanhamento próximo no início.
- Tarefas de alto risco: seguem com você por enquanto, mas anote o que precisaria existir (processo, pessoa, indicador) para um dia também poderem ser delegadas.
Revise essa matriz a cada trimestre, porque o que hoje é de alto risco pode se tornar de baixo risco depois que um processo amadurece e a equipe ganha experiência. Uma negociação com fornecedor que hoje só você consegue fazer, daqui a um ano pode perfeitamente estar nas mãos do seu braço direito, tema que será aprofundado no capítulo 8.
Perceba que, em todos os exemplos, a tarefa não deixa de ser importante — ela só deixa de exigir que seja especificamente o dono a executá-la, desde que exista um padrão claro e uma pessoa treinada para segui-lo.
Vale um alerta sobre um viés comum: o dono costuma superestimar o risco das próprias tarefas e subestimar o risco das tarefas que já são feitas pela equipe. Isso acontece porque o dono enxerga com clareza todos os detalhes do que faz sozinho, mas não tem a mesma visão detalhada do que a equipe já executa bem há tempos, sem que ele perceba. Por isso, ao montar a matriz de decisão, vale conversar com a própria equipe sobre o que ela já considera dominado, em vez de decidir isso sozinho, de fora.
Esta aula faz parte de um material completo
O que você acabou de ler é um trecho de Como Sair do Operacional e Virar Dono de Verdade — material com 20 capítulos que seguem exatamente esse caminho, do começo ao resultado.
Mais conteúdos como este em app019.com/produtos e nas publicações do APP019.